III-1G的电子邮件保留政策

批准日期:2012年2月15日
生效日期:2012年2月15日
负责人:首席信息安全官
负责办公室:[U]高科技信息安全办公室
修订历史:1.0版
相关立法和大学政策:  

审查期限:5年 
最后一次审查的日期:2012年2月15日
有关:教师,员工,学生,校友,会员帐户持有人

目的

电子邮件(email)是一种普遍存在的服务,极大地提高了通信,无论是在内部的永利棋牌游戏app下载社区(在校学生,教师和工作人员)和外部校友,未来的学生,在校学生和广大公众。

这项政策规定了电子邮件的默认保留期保留在活动服务器。这也印证了角色和责任落实,包括诉讼保留项目管理。

与其他政策和程序的协调

永利棋牌游戏app下载的电子邮件保留政策,这些政策紧密结合:

消除

不适用。

政策声明

一般

大学电子邮件(email)被定义为任何由消息,通过大学的电子邮件服务发送或接收,主要CWRU Google for Education的IMAP服务的应用程序。这样的电子邮件可能包括位于用户和大学电子邮件服务之间的任何部门级邮件服务器。在电子邮件信息可能包括,但不限于,通信,语音邮件,文件附件,日历日程邀请,和电子表格。电子邮件不包括即时消息或短信。

大学提供具有7和25 GB的存储,这被认为是(目前)是足够的,以支持电子邮件保留之间的电子邮件的容量的用户。

在电子邮件信息三大类分别是:

  1. 保留了包含内容受到高校档案保管期限表,其中包括具有法律性质的内容纪录─电子邮件,被认为是至关重要的记录,或者具有历史价值。例子可以在学校的记录保留政策中找到。
  2. 应当保留由于消息内容的业务性质持久值 - 电子邮件消息信息。持久价值还介绍下它的保持时间已过保留计划的电子邮件。
  3. transitory-正常通信,调度,或视为有持久的值不任何消息。例子包括会议或活动通知,信息内部请求,通知,或者主动提供的商业电子邮件(垃圾邮件)等。

政策

  1. 个人用户(发件人,收件人)负责识别和他们的大学电子邮件主题上大学的保持时间表信息存档,或为了保持符合联邦或州法律,大学的政策,或其他原因。
  2. 保留记录的电子邮件应当根据大学的记录保留计划保留。
  3. 持久价值的电子邮件是已下保持进度要求的信息,以及在电子邮件格式的特定记录有效保存期限已过期。持久价值的电子邮件消息可以被保留时对用户有用的,但是当该消息变为指定为暂时性应被删除。
  4. 短暂的消息将及时从永利棋牌游戏app下载的电子邮件基础设施由消息移动到垃圾两种或垃圾邮件文件夹中删除。大学应自动并永久删除的消息放入垃圾桶或垃圾邮件文件夹后30天。
    • 诉讼保留指令覆盖此电子邮件和IM保留策略,以及可能已经否则所谓的转让,处置或有关文件的销毁任何记录保留时间表,直到保留已被清除。
  5. 含有敏感或受限的(例如SSN数据)信息的某些信息不应被存储,传输,或使用电子邮件基础设施,除非适当的信息安全机制(例如消息加密)用于处理。
  6. 对于谁被终止雇员,员工的主管,负责评估员工的电子邮件记录所需的保留,在终止进程的过程中,并采取适当的行动,必须保留电子邮件。 30天后终止后,在离职员工的帐户剩余的电子邮件将被永久删除。
  7. 用户被允许电子邮件转发到一个非大学的电子邮件服务(例如雅虎或个人Gmail帐户),但须注意,所有的官方电子邮件通信是从他们的永利棋牌游戏app下载的电子邮件帐户进行。

责任

大学技术,UTECH将实施在大学的电子邮件服务自动化数据的清洗机构。

高校档案将保持记录保留时间表。

最终用户将按照大学的保持时间表的领导下管理信息。

标准复审周期

该标准将每三年检讨有关政策生效日的周年纪念日,在最低限度。标准可根据风险的变化更频繁的基础上进行审查。