III-1H电子发现的诉讼保全程序

批准日期:2008年1月22日
生效日期:2008年1月22日
负责人:首席信息安全官
负责办公室:[U]高科技信息安全办公室
修订历史:1.0版;过时2011年5月20日
相关立法和大学政策:  

审查期限:5年 
最后一次审查的日期:2011年5月20日
相关:所有账户持有人

目的

这个程序的目的是要建立1,2006年修订版处理的电子存储信息符合十二月民事诉讼联邦规则的标准方法(FRCP)。

范围

该政策适用于所有学校,部门,员工,教师和Case Western Reserve大学的药剂。

消除

不适用。

过程语句

一般

该电子存储信息民事诉讼任务的新的联邦法规都受到了当事人的义务,发现在联邦诉讼。当诉讼已被或对Case Western Reserve大学提交的程序应用,还是大学的时候合理地知道,如诉讼即将提交。

程序

  1. 律师的大学办公室应当联系每个学校或部门可能有相关的诉讼的任何信息的IT管理员。
  2. IT管​​理员应确定的电子存储信息存在对于这样的学校/部门,并且其中这样的信息被保持和存储的方式类型。这些信息可能是在本地硬盘驱动器,服务器或备份系统或媒体。
  3. 那么IT管理员应采取一切合理必要的措施来保护该电子存储信息,包括脱离任何自动化流程,定期删除或销毁这些信息。
  4. 所有的员工,教师和第三方有机会获得相关的电子存储信息应由律师办公室通知,他们从删除或销毁信息(诉讼保全)禁止。
  5. IT管​​理员应通过永利棋牌游戏此类信息,可搜索和产生的方式和相关的成本建议律师的办公室。
  6. 法律顾问办公室应通知所有相关人员时,此信息不再需要保留。

数据保存注意事项

正常数据生命周期操作经常包括自动数据吹扫或电子媒体重用可以继续在没有挂起的诉讼的(或已知为约大学诉讼的待提交)。

即在该程序下保存的信息将会通过律师或他们指定的信息技术支持人员的办公室,直到它已经确定了数据保留不再需要进行维护。

该大学将尽一切合理努力,以防止聚集发现信息掠夺。

发现计划(形式35)应包括的聚集和发现的特权或受保护的信息披露的影响评估信息筛选的规定。

定义

电子存储信息:相关的电子信息包括但不限于:

电子邮件(消息内容,头信息,电子邮件系统的使用日志)
有关人力资源或人事信息数据库(记录和字段和结构信息)
字处理文件(包括先前的草案,“已删除”的文件和文件片段)
电子表格


诉讼保留:悬浮液正常数据删除的处理基于标准数据生命周期

责任

大学法律顾问办公室是负责“保存通知书”本金人员的沟通。

部门的IT管理人员和工作人员负责执行和遵守数据保存程序。

标准复审周期

这个过程将每三年检讨有关政策生效日的周年纪念日,在最低限度。标准可根据风险的变化更频繁的基础上进行审查。